Squad IT Khusus atau Managed Services: Kapan Perusahaan Membutuhkannya?

Ketika roadmap tumbuh lebih cepat daripada tim

Hampir setiap tim teknologi di perusahaan besar dan perbankan pernah mengalami situasi yang sama: daftar inisiatif terus bertambah, sementara jumlah orang di tim relatif tetap. Regulasi baru, kanal digital baru, integrasi dengan mitra, dan permintaan dari unit bisnis datang bersamaan. Di sisi lain, menambah karyawan tetap tidak selalu memungkinkan.

Beberapa kondisi yang paling sering memicu kebutuhan tim tambahan:

• Kebijakan pembekuan rekrutmen atau batasan headcount, padahal target proyek tidak ikut berkurang.
• Keahlian spesialis yang sulit dicari, misalnya konsultan ERP, AI engineer, atau QA engineer dengan pengalaman di industri yang diatur ketat.
• Sistem yang sudah berjalan di produksi dan membutuhkan pemantauan sepanjang waktu, termasuk malam hari, akhir pekan, dan hari libur.
• Kebutuhan yang naik turun, misalnya fase pengembangan yang intens diikuti fase pemeliharaan yang lebih ringan.

Dalam situasi seperti ini, pertanyaannya bukan lagi sekadar "rekrut atau tidak", melainkan model kerja mana yang paling sesuai untuk setiap jenis kebutuhan.

Pilihan model yang tersedia

Rekrutmen in-house

Karyawan tetap tetap menjadi fondasi untuk peran inti: arsitektur, keputusan produk, keamanan, dan pengetahuan bisnis yang strategis. Kelemahannya adalah proses rekrutmen yang bisa memakan waktu, terutama untuk peran spesialis, dan kapasitas yang tidak mudah disesuaikan ketika kebutuhan berubah.

Outsourcing berbasis proyek

Anda menyerahkan satu lingkup pekerjaan dengan hasil yang sudah didefinisikan kepada vendor. Model ini cocok ketika kebutuhan jelas dan relatif stabil. Tantangannya muncul ketika kebutuhan berubah di tengah jalan, atau ketika pengetahuan tentang sistem tidak berpindah ke tim Anda setelah proyek selesai.

Squad khusus dengan retainer

Sebuah tim lintas fungsi, misalnya product owner, business analyst, desainer UX/UI, developer, dan QA engineer, bekerja secara berkelanjutan untuk Anda. Squad ini mengikuti backlog dan prioritas Anda, bukan sekadar mengerjakan dokumen lingkup yang statis. Model ini cocok untuk produk digital yang terus berkembang dan membutuhkan kontinuitas.

Staffing spesialis

Anda menambahkan satu atau beberapa individu dengan keahlian tertentu ke dalam tim yang sudah ada. Pendekatan ini efektif untuk menutup celah keahlian yang spesifik, selama tim internal Anda siap mengarahkan dan mengintegrasikan mereka.

Managed services L1/L2/L3

Untuk sistem yang sudah berjalan, kebutuhannya berbeda: bukan membangun fitur, melainkan menjaga layanan tetap stabil. Di sinilah model dukungan berlapis digunakan. Secara umum, tingkatannya adalah sebagai berikut:

• L0: swalayan dan otomatisasi, seperti basis pengetahuan, FAQ, atau notifikasi otomatis yang membantu pengguna menyelesaikan masalah sendiri.
• L1: lini pertama. Memantau sistem, menerima dan mencatat insiden, menangani masalah yang sudah memiliki prosedur baku, lalu meneruskan yang lebih kompleks.
• L2: analisis teknis yang lebih dalam. Menelusuri log, konfigurasi, dan integrasi untuk menemukan penyebab masalah dan memulihkan layanan.
• L3: tim ahli atau pengembang aplikasi yang memperbaiki akar masalah di level kode, arsitektur, atau infrastruktur.

Managed services memungkinkan Anda menjalankan pemantauan 24×7 tanpa harus membangun sendiri seluruh jadwal shift dan proses eskalasinya.

Cara memilih model yang tepat

Dalam praktiknya, banyak organisasi menggabungkan beberapa model. Beberapa pertanyaan berikut dapat membantu Anda menentukan pilihan:

1. Apakah pekerjaannya membangun atau menjalankan? Pengembangan fitur cenderung cocok dengan squad atau staffing spesialis, sedangkan menjaga sistem produksi lebih cocok dengan managed services.
2. Seberapa stabil lingkup kerjanya? Lingkup yang tetap dan jelas bisa diselesaikan dengan outsourcing proyek. Lingkup yang terus berubah lebih cocok dengan squad yang mengikuti backlog Anda.
3. Pengetahuan apa yang harus tetap di dalam? Keputusan arsitektur, keamanan, dan arah produk sebaiknya tetap dipegang tim internal, apa pun model eksternal yang Anda gunakan.
4. Apakah dibutuhkan cakupan di luar jam kerja? Jika ya, pertimbangkan managed services dengan skema 24×7 dan jalur eskalasi yang terdokumentasi.
5. Bagaimana kebutuhannya berubah dalam setahun ke depan? Model retainer atau kontrak squad memudahkan penyesuaian kapasitas dibandingkan menambah headcount tetap.

Membuat squad bekerja dengan baik

Model apa pun yang dipilih, keberhasilannya sangat bergantung pada cara tim eksternal diintegrasikan. Beberapa prinsip yang perlu diperhatikan:

Onboarding sesuai standar Anda

Perlakukan squad seperti anggota tim baru. Perkenalkan standar coding, alur rilis, kebijakan keamanan, perangkat kerja, dan konteks bisnis sejak awal. Squad yang memahami "cara kerja di sini" akan lebih cepat produktif dan lebih jarang menghasilkan pekerjaan yang harus diulang.

Kepemilikan yang jelas

Tentukan siapa yang memutuskan prioritas, siapa yang menyetujui rilis, dan siapa yang bertanggung jawab ketika terjadi insiden. Untuk managed services, dokumentasikan batas tanggung jawab tiap level dukungan, kriteria eskalasi, dan kontak yang harus dihubungi di setiap level.

Bekerja sebagai satu tim

Libatkan squad dalam ritual yang sama dengan tim internal: perencanaan sprint, stand-up, review, dan retrospektif. Gunakan kanal komunikasi dan alat kerja yang sama. Pemisahan antara "tim kita" dan "tim vendor" biasanya justru memperlambat pekerjaan dan menghambat pertukaran pengetahuan.

Ukur hasil, bukan hanya kehadiran

Sepakati indikator yang relevan, misalnya fitur yang dirilis, kualitas hasil pengujian, atau waktu pemulihan insiden. Tinjau secara berkala dan sesuaikan komposisi squad bila kebutuhan berubah.

Bagaimana Digital Center membantu

Digital Center Indonesia menjalankan lima Digital Center di Jakarta, Surabaya, Bandung, Batam, dan Bali. Salah satu dari tiga solusi kami adalah Digital Talent, di samping Digital Product dan Digital Transformation.

Melalui Digital Talent, kami menyediakan:

• Squad khusus yang bekerja sebagai satu tim dengan Anda, dengan peran seperti product owner dan project manager, business analyst, desainer UX/UI, fullstack developer, mobile developer, QA engineer, konsultan ERP, dan AI engineer.
• Professional services dan sumber daya spesialis untuk menutup celah keahlian tertentu.
• Onboarding sesuai standar Anda, sehingga tim mengikuti proses dan kebijakan yang sudah berlaku.
• Managed services L1 dan L2 24×7 untuk sistem yang sudah berjalan di produksi.

Sebagai contoh, setelah Allo Bank membangun data center baru, mereka membutuhkan tim untuk memantaunya. Digital Center menyediakan managed services L1 24×7 yang memantau seluruh sistem mereka. Di XL Axiata, divisi Busol menjalankan aplikasi yang memerlukan pemantauan 24×7. Digital Center membantu membentuk tim L2 dengan skema 24×7 yang mendukung L0, L1, dan L3.

Kerja sama dapat dilakukan melalui retainer bulanan atau kontrak squad, sesuai kebutuhan Anda. Jika Anda sedang mempertimbangkan squad khusus atau managed services untuk tim Anda, mari berdiskusi melalui marketing@digitalcenter.id.